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Attraverso la voce Impostazioni del menù principale di vTiger è possibile accedere alla sezione Gestione Utenti e Accessi. Tale sezione permette di definire e personalizzare le utenze di vTiger in modo da garantire la riservatezza dei dati e la possibilità di definire privilegi per ciascun utente.

Attraverso le voci Utenti, Ruoli, Profili e Gruppi si possono definire utenti in grado di utilizzare solo specifiche aree di vTiger. A nostro avviso è utile cominciare a definire gli utenti solo quando si è deciso quali dei processi aziendali si vogliono gestire con vTiger e non prima di avere famigliarizzato con il sistema.
Per questo motivo il pacchetto di installazione di vTiger prevede un unico utente di tipo amministratore che vi permette di avere l’accesso a tutte le funzionalità del sistema.

Una volta conosciuto il sistema è consigliato utilizzare utenze opportunamente definite. La gestione utenti e accessi è uno strumento potente che vi permette di utilizzare vTiger anche nell’eventualità stiate lavorando per più aziende, separando per ogni Azienda leads, contatti, aziende, opportunità, prodotti, listini, ticket, attività e quant’altro.

Oltre ad offrire un potente strumento per personalizzare le utenze nell’utilizzo e accesso ai vari moduli del CRM, vTiger monitorizza l’utilizzo delle utenze stesse garantendo la possibilità di capire “chi ha fatto cosa”.

Attraverso lo strumento Informazione di Controllo Utente è infatti possibile tracciare tutte le azioni svolte da una particolare utenza ed, eventualmente, andare successivamente ad effettuare il tunning dei privilegi associati a tale utenza.

vTiger CRM per la gestione della sicurezza e dell’accesso alle informazioni dei propri utenti basa tutto il suo sistema sui Ruoli. In questo modo si semplifica molto la gestione degli utenti, per i quali non è necessario ricreare ogni volta un profilo, ma basta semplicemente associarne uno già presente.

Tipicamente la gestione dei ruoli è utile in realtà medio-grandi in cui troviamo diverse decine di utenti con differenti ruoli gerarchici. In particolare è utile per:

• chi desidera avere un grande numero di persone che lavorano con il CRM simultaneamente.

• Chi desidera controllare i diritti di modifica, cancellazione e lettura.

• Chi desidera rispettare un determinato organigramma aziendale

I Ruoli, tramite i profili e i livelli di accesso, permettono di profilare gli utenti di vTiger CRM in modo che ognuno possa vedere solo le informazioni che sono per lui di interesse, garantendo così la riservatezza dei dati tra gli utenti e i livelli degli organigrammi aziendali.

12.1. Utenti

Ci sono due tipi di utenti per vTiger CRM:

3. Utente standard

4. Utente amministratore

L’utente standard ha un accesso limitato a vTiger CRM e non può accedere al menù Impostazioni (fig. 12.1)

L’utente amministratore è in grado di amministrare tutte le entità di vTiger CRM come:

• Utenti, gruppi e i loro accessi privilegiati.

• Personalizzare l’interfaccia utenti.

• Creare archivi di comunicazione.

• Cambiare password, disattivare utenti,e visualizzare la storia delle login

• Gestione le operazione di CRUD* per i dati di vTiger CRM

  * le operazioni CRUD sono quelle di lettura, creazione/modifica, cancellazione dei dati

Figura 12.1

12.2. Definizione dei ruoli

Alla base di tutto il sistema di sicurezza ci sono, come detto, i ruoli. Ogni ruolo è basato su uno o più profili.

L’amministrazione di vTiger CRM dovrebbe infatti, sulla base delle indicazioni passate dai responsabili dell’organizzazione aziendale, determinare le operazioni che possono essere eseguite dai diversi utenti e creare dei ruoli che rispecchiano i livelli organizzativi aziendali.

Il percorso tipicamente si svolge in questo senso (vedi figura 12.2):

a) creazione dei profili

b) creazione dei ruoli, ai quali vengono associati i profili

c) creazione degli utenti, ai quali viene associato il ruolo

d) modifica delle associazioni utenti-ruoli sulla base delle esigenze organizzative

I ruoli sono importanti anche perché rispettano le gerarchie aziendali. Infatti, se stabiliamo che il responsabile vendite sta sopra, come ruolo, a tutti gli area manager, chi avrà il ruolo associato all’area manager vedrà i propri dati, mentre chi avrà il ruolo di responsabile vendite potrà vedere oltre alle proprie informazioni anche quelle degli area manager sottostanti.

Figura 12.1: creazione dei profili-ruoli-utenti

12.3. Definizione dei profili

I profili sono usati per definire i privilegi che un utente ha nei confronti dei dati e delle viste in vTiger CRM. In questo modo è possibile, ad esempio, stabilire per ogni singolo utente: quali campi rendere visibili, quali dati possono essere modificati, quali dati sono considerati privati e/o pubblici.

Esiste poi la possibilità di creare accessi privilegiati personalizzati, vedi figura 12.3, per venire incontro ad esigenze specifiche.

Figura 12.3 Accessi privilegiati personalizzati

I privilegi possono essere i seguenti:

• Il permesso di usare determinati moduli CRM.

• Il permesso di vedere i dati in determinati moduli CRM

• Il permesso di creare o cambiare i dati in un certo modulo CRM.

• Il permesso di cancellare i dati in un certo modulo CRM

• Il permesso di esportare i dati da determinati moduli CRM

• Il permesso di importare determinati dati da moduli CRM.

La tabella 12.1. riporta la classificazione dei tipi di privilegio presenti in vTiger:

Tabella 12.1. Tipi di privilegio per profilo

Privilegi Globali:	Quando creiamo un profilo, i privilegi globali ci permettono di decidere sulla possibilità comune di vedere o creare tutte le informazioni/moduli per il CRM : Vedi tutto: permette la vista tutti i dati nell’organizzazione. Modifica tutto: permette di creare tutti i dati nell’organizzazione
Privilegi sui TAB	Permette di decidere che TAB vedere di vTiger CRM
Privilegi di Campo	Permette di decidere quali funzioni CRUD si possono fare per singolo campo
Utility	Permette di decidere su funzioni come: Esporta/Importare Dati, Converti Lead ecc.

12.4. Gestione Utenti e Accessi

E’ il modulo connesso alla gestione degli Utenti e dei loro accessi, quindi il modulo che ci permette di gestire la sicurezza, i ruoli e i profili di accesso a vTiger CRM.

12.4.1. Configurazione utenti

Per creare o gestire gli utenti cliccate sul menù Utenti, si aprirà così la lista utenti, come raffigurato nella figura sotto:

Figura 12.4 Utenti Vista Lista

	Importante
	Quando cancellerete un utente, vTiger CRM chiederà a chi volete vengano assegnati i dati dell’utente da cancellare. Non è possibile cancellare gli utenti standard e admin presenti di default su vTiger CRM.

Tabella 12.2. Lista campi di default in Utente Crea/Modifica

Nome Utente:	Ogni utente ha solo un nome utente. Il nome utente, una volta creato, non può essere cambiato. Ogni utente ha il possibilità di cambiare la propria password.
Admin:	Flaggate questo box solo se volete creare un utente con privilegi di amministratore, indipendentemente dal ruolo.
Password:	Quando si crea l’utente va assegnata una password che può essere modificata dall’utente stesso in un secondo momento.
Nome e Cognome:	Inserite il nome e cognome dell’utente.
Ruolo:	Il ruolo associato all’utente deve essere creato prima della creazione dell’utente.
Email:	Inserite l’indirizzo email per questo utente. L’indirizzo sarà usato da vTiger CRM per l’invio delle mail dell’utente.
Stato:	Potete definire un utente come attivo o inattivo. Un utente inattivo non ha il permesso di loggarsi.
Vista Attivita’ di Default:	Potete vedere le attività mancanti e decidere quali attività sono presentate all’utente nella home page.
Vista Lead di Default:	Qui potete fornire le viste dei Lead di Default e decidere come verranno presentati i Leads all’utente nella home page.
Valuta:	Potete scegliere la valuta (lingua, moneta, valuta) per questo utente. Le valute usate da vTiger CRM sono definite in “Altre impostazioni” > “Impostazione Valuta”.

	Attenzione
	Gli utenti con privilegi di amministratore possono vedere e modificare le impostazioni e tutti i dati utenti.

	Importante
	Per Login e Password non è ammesso l’uso di particolari caratteri come “-”,”/” .

Tabella 12.3. Lista dei campi di default per Più Informazioni sull’Utente

Titolo	Potete inserire la posizione dell’utente nell’azienda e il suo reparto.
Riporta a:	Potete selezionare il supervisore/responsabile dell’utente.
Altra email:	Indirizzo aggiuntivo dell’utente.
Firma:	Per le email in uscita, potete inserire la firma.
Formato Data:	Potete cambiare il formato dati per questo utente.
Note:	Potete aggiungere informazioni aggiuntive relative a questo utente

 

Ruoli > vedi sopra

Profili > vedi sopra

Gruppi

I gruppi sono strumenti efficaci per riassumere utenti che appartengono allo stesso team di lavoro. Vengono utilizzati per la funzione di Assegnazione di vTiger CRM.

Ad esempio, se prendiamo un Ticket da un cliente, sulla base di una richiesta specifica, abbiamo la possibilità di assegnarlo ad un Gruppo di vTiger CRM appositamente dedicato alla gestione dei Ticket. In questo modo, sarà poi il Gruppo di gestione Ticket a decidere chi tra i membri si dovrà occupare della risoluzione.

12.5. Accesso condiviso

vTiger CRM consente di settare i privilegi di accesso dei Ruoli. Quest’ultimi possono essere divisi in due blocchi, quelli generali definiti di Accesso Globale e quelli Personalizzati.

Pertanto, è possibile stabilire regole di accesso valide per tutti i Ruoli e, al tempo stesso, attribuire regole diverse solo a determinati Ruoli. Si possono così coprire le esigenze più disparate delle diverse organizzazioni aziendali.

	Importante
	Se inserite dei cambiamenti nelle regole condivise, dovete premere il pulsante [Ricalcola] per rendere effettivi i cambiamenti.

Figura 12.5 Priviligi di Accesso Globale – vista lista

Tabella 12.4. tipi di permessi condivisi

Tipo	Descrizione
Privato	Solo il proprietario assegnatario dell’entità di vTiger CRM e gli utenti con un ruolo gerarchicamente sopra a quello del proprietario, possono leggere, pubblicare, cancellare e modificare i dati.
Pubblica: Solo lettura	Tutti gli utenti possono vedere i dati dell’entità. Solamente il proprietario e gli utenti con un ruolo superiore gerarchicamente, possono pubblicare o cancellare quelle registrazioni.
Pubblica: Leggi, Crea/Modifica	Tutti gli utenti possono vedere, creare e modificare i dati dell’entità. Solamente il proprietario e gli utenti con un ruolo superiore gerarchicamente, possono cancellare i dati.
Pubblica: Leggi, Crea/Modifica, Cancella	Tutti gli utenti possono vedere, modificare e cancellare tutti dati.
Importante Il modulo delle Attività, di default, è impostato su privato (per rendere pubblico un evento o un compito è sufficiente selezionare condiviso sulla finestra della singola attività). Quando il modulo Aziende è stato impostato su Privato, sarà in modalità Privato anche l’accesso ai Preventivi collegati, Ticket, Ordini di vendita, Ordini d’acquisto e Fatture. Se applicate regole di Accesso a determinati moduli, queste verranno estese anche alle Email ad essi collegate.

Nota
Non è possibile cambiare da qui i privilegi d’accesso al Calendario. Potete farlo direttamente sulle impostazioni del Calendario.

12.6. Campi di Accesso

La funzione disponibile è usata per controllare la visibilità dei campi nei vari moduli da parte dell’intera organizzazione. Potete usare questa funzione sia per mostrare sia per nascondere i campi d’inserimento

Di default, tutti i campi sono considerati visibili.

Figura 12.6 Gestione dei campi per il Calendario

Nota Da qui potete anche rendere visibili o meno i campi dai voi personalizzati

Importante Non è possibile disabilitare i campi obbligatori dei moduli. Le regole dei Campi di Accesso prevalgono sulle regole impostate dai Profili.

12.7. Informazioni di Controllo Utente

La funzione Informazioni di Controllo Utente permette all’amministratore di sistema di sapere cosa un particolare utente ha fatto in vTiger CRM.

Figura 12.7 Informazioni di Controllo Utente – Report

 

Nota:
potete evitare il controllo togliendo il flag dalla casella di controllo relativa ad un utente particolare.

Figura 12.8 Abilita/Disabilita Controllo Utente

12.8. Storia di registrazione dell’utente

Come amministratore di vTiger CRM, potete avere la necessità di monitorare gli accessi al sistema. Con questo menù otterrete la storia delle registrazioni relative a ciascun utente.

Figura 12.8. Storia delle Login Utente