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vTiger CRM dispone di un potente Calendario che vi consente di inserire tutte le attività che dovete svolgere. Il Calendario di vTiger vi permette di associare alle vostre attività una data di scadenza, una priorità e gli utenti o contatti ad essa collegata. Basta un click per posticipare un’attività che non si è riusciti a cominciare o aggiornare lo stato di attività già iniziate.

 

vTiger articola le attività in 3 tipologie:

 

• chiamata: consente di definire una chiamata telefonica ed associarla ad un lead, contatto, azienda o ad un’opportunità di vendita piuttosto che ad un’attività di assistenza clienti

• riunione: consente di definire una riunione con clienti o colleghi di lavoro e di collegarla a tutte le entità di vTiger

• compito: consente di definire una specifica attività da svolgere e di collegarla a tutte le entità di vTiger ad essa correlate

 

La vista di tutte le attività inserite in vTiger può essere giornaliera, settimanale, mensile o annuale.

Sulla Home Page, un post-it vTiger vi avviserà di tutte le attività pendenti .

vTiger offre un calendario modello Outlook. Il calendario riporta tutte le Attività di vTiger che il programma suddivide in riunione, Chiamate (Eventi) e Compiti. Le differenze operative tra Eventi e Compiti saranno spiegate nella seguente sezione.

 

Il calendario può essere utilizzato direttamente attraverso il menù veloce o creando attività all’interno di un processo di vendita collegato a Leads e Opportunità o durante i servizi di Help Desk. Le attività del calendario possono e devono essere collegate con altri dati immagazzinati dal vTiger, come un Contatto, Lead o Aziende. vTiger aiuta non solo a schedare Attività ma fornisce un set di strumenti per amministrare efficacemente Attività per tutta la vostra organizzazione.

 

Se desiderate usare il Calendario per schedulare un Evento o un Compito, dovete cliccare sull’icona del calendario in qualsiasi lista visualizzata, oppure su [Calendario] sulla finestra dell’area di navigazione. Si aprirà una nuova finestra che vi mostrerà la lista calendario o la vista dell’orario. La visualizzazione delle ore è raffigurata nella Figura 4.1.

 

 

In questa visualizzazione sono raffigurati tutti gli eventi schedati per un particolare giorno. La visualizzazione può essere cambiata in settimanale, mensile o annuale cliccando sull’icona apposita.

 

 

4.1. Aggiungere un evento al calendario

 

Per inserire una Chiamata o Riunione dalla vista Calendario, cliccare sul tasto [Aggiungi Evento] e selezionare il tipo desiderato. Si aprirà una finestra di pop-up dentro al calendario, come raffigurato nella Figura 4.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 4.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Campi sul modulo evento

Tipo Evento:	Selezionate una chiamata o riunione.
Nome Evento:	Inserite un nome per l’evento
Descrizione:	Si può aggiungere una piccola descrizione sull’evento.
Condividi:	Si può marcare un evento come “Pubblico”, in questo modo un nuovo evento creato verrà condiviso con altri utenti. (Vedere la Sezione “Condivisione Calendario” per maggiori informazioni)
Stato:	Per default lo Stato è posto su “Pianificato”. Se necessario modificate l’impostazione.
Priorità:	Stabilite un livello priorità.
Assegnato a:	Per default, l’utente che crea l’evento ne è il titolare. Si può cambiare se necessario.
Data inizio e Data di chiusura:	Ogni evento ha un inizio e una fine. Un evento può estendersi anche su più giorni. (Ad esempio: un viaggio di lavoro)
Invita:	Ad un evento si possono invitare altri utenti seguendo le istruzioni raffigurate sul display. Fate attenzione, l’evento così marcato sarà assegnato al calendario dell’utente invitato.

 

 

Si può cliccare sul Tab “Avvisa” per schedulare un’email automatica di promemoria, come raffigurato nella Figura 4.3

Figura 4.3

 

 

Per i messaggi di promemoria va inserita l’ora e un valido indirizzo email. Inoltre, il CRM permette di schedulare gli eventi che si ripetono regolarmente, cliccando sul Tab “Ripeti”, come visibile nella Figura 4.4.

 

Figura 4.4

 

 

Un evento può, altresì, essere collegato a Contatti, Lead etc., come illustrato in figura 4.5.

 

Figura 4.5

Figura 4.5

 

Note

Ogni utente ha il proprio calendario, che può comunque essere condiviso con altri utenti, come spiegato nella Sezione “Calendario Condiviso”. Si possono invitare altri utenti CRM per chiamate o riunione. Il calendario verrà raffigurato sul display con la lingua definita dal vostro browser.

 

4.2. Compiti

 

vTiger aiuta a schedulare i compiti. Questi ultimi sono sempre assegnati ad un utente o ad un gruppo di utenti creati su vTiger. Non si possono invitare altri utenti per un compito e neppure collegare più di un contatto ad un compito. Il compito può però essere trasferito ad un altro utente, cambiando il proprietario.

NB

I Compiti sono presentati nel vostro calendario e sono raffigurati sul display delle attività Pendenti e Imminenti nella Home Page dell’utente.

 

Si possono inserire compiti da diversi posizioni su vTiger: da una scheda Contatto, da una scheda Opportunità ecc. Cliccando su “aggiungi compito” apparirà una finestra, come da Figura 4.6, dove potrete aggiungere le informazioni relative.

Figura 4.6

4.3 Condivisione del Calendario

E’ possibile condividere il proprio calendario o un specifico evento con gli altri utenti di vTiger. Sono possibili le seguenti condivisioni:

 

1. Direttamente dalle impostazioni del calendario

   
   selezionate [Vista Calendario] > cliccate sull’icona [Impostazioni Calendario] > nelle Impostazioni Calendario (dentro la pop-up) selezionate la lista di utenti con i quali vorreste condividere il vostro calendario, come riportato nella figura 4.7.

Figura 4.7

 

2. Condividere eventi collegati con utenti nella gerarchia di ruoli

indipendentemente dalle impostazioni di condivisione degli eventi in calendario, se un evento viene reso pubblico, tutti gli utenti di vTiger potranno visionarlo. Per rendere un determinato evento pubblico, nel momento della creazione, cliccate sulla checkbox [Public], come raffigurato nella figura 4.8.

 

 

 

 

 

4.4 Tutte le Attività

Se desiderate vedere tutte le Attività in un’unica lista, potete cliccare sul Tab [Tutte le Attività] sul menù del calendario, come raffigurato nell’esempio della figura 4.9.

Figura 4.9

La lista può essere personalizzata in base a criteri di vostra scelta. Per maggiori istruzioni sulle possibilità di modificare la visualizzazione della lista, fate riferimento alla Sezione “Lavorare con le Liste”.

 

E’ possibile, inoltre, marcare un’Attività come chiusa cliccando sul segno [X]

Alla visualizzazione della lista è possibile cliccare sul nome dell’attività per visualizzare i dettagli, come raffigurato nella figura 4.10. A questo punto, possono essere modificati i dettagli, o duplicate le Attività per un nuovo inserimento. Sempre dalla stessa interfaccia, è possibile aggiungere un’etichetta (cosiddetto “TAG CLOUD”) per fare delle segnalazioni a tutti gli utenti di vTiger.

4.5 Importare ed Esportare Attività

Per importare o esportare le Attività dai vostri applicativi Office, vTiger fornisce una serie di estensioni che si possono istallare sul vostro computer. Questo include l’Outlook plugin per Windows o una estensione di Thunderbird per Windows, Mac o Linux.

Vedi capitolo 16

 

Figura 4.10